Soluções em ECM (Enterprise Content Management) e softwares para repositórios: convergência de requisitos nas atividades para gestão documental

Resumo

O uso de softwares para gestão de documentos remonta ao princípio dos anos 1990 e apesar da presença em diversas empresas, sua adoção pelas instituições que trabalham com ensino e pesquisa ainda carece de debate. O conteúdo informacional produzido nestas instituições está mais próximo dos repositórios institucionais do que de soluções para ECM e GED. Esta investigação aborda os conceitos envolvidos no processo de gestão documental e sua compatibilização com soluções de ECM e GED, bem como ferramentas para estruturação de repositórios institucionais, em especial nas funcionalidades de captura, gestão, armazenamento, entrega e preservação, incluindo aspectos de certificação digital. Por meio de análise bibliográfica, foi elaborado um estudo exploratório para identificar as características e requisitos. São analisados os reflexos dos conceitos de gestão documental em quatro softwares de código aberto, sendo dois para ECM e dois para a montagem de repositórios institucionais. Foi desenvolvida uma análise destas características, buscando a convergência dos requisitos identificados para auxiliar na proposição de projetos de melhoria, bem como na possibilidade de integração dessas ferramentas ao cenário da gestão documental tanto para a documentação do cotidiano das instituições de ensino e pesquisa quanto para documentos originados em atividade puramente pautada no processo de pesquisa em Ciência e Tecnologia.

Palavras-chave: Enterprise Content Management (ECM). Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Repositórios. Gestão de Documentos. Requisitos.

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