Acesso à longo prazo de documentos arquivísticos: os impactos da adesão ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na Universidade Federal do Ceará

Resumo

A partir da promulgação do Decreto Nº 8.539 de 8 de outubro de 2015, os órgãos públicos federais tornaram-se obrigados a utilizar o processo eletrônico. No âmbito da Universidade Federal do Ceará optou-se por utilizar o SEI – Sistema Eletrônico de Informações. Nesse contexto, o acesso à longo prazo de documentos arquivísticos produzidos e armazenados em sistemas informatizados de criação e tramitação de processos tem sido um tema cada vez mais desafiador entre os profissionais da informação, mediante a imposição às instituições públicas para utilização do processo eletrônico, por meio de sistemas que são ofertados e que não atendem padrões de gestão e preservação documental. Neste cenário, o objetivo deste artigo é estudar os impactos da adoção do sistema eletrônico de informações na UFC, referente à problemática da garantia de acesso à curto e longo prazo dos documentos nele produzidos e armazenados. O principal referencial teórico utilizado foi Arellano (2004), Santos e Flores (2015) e Arquivo Nacional (2018). Metodologicamente, a pesquisa caracteriza-se como exploratória-descritiva, com abordagem qualitativa, utilizando-se da aplicação de um questionário aos servidores técnicos-administrativos da UFC, especificamente da Pró-Reitora de Planejamento e Administração, abordando assuntos sobre recuperação de processos e documentos no SEI e noções sobre preservação e acesso à longo prazo de documentos arquivísticos. Os dados coletados mostram que há insatisfação dos usuários quanto à recuperação de processos no sistema, bem como inconsistência na forma de pensar o acesso à longo prazo de documentos e processos, gerando opiniões diversas sobre o assunto. Como conclusão, pode-se afirmar que é necessário a adoção, pela Universidade Federal do Ceará, de políticas e estratégias visando a manutenção do acesso pelo tempo que for necessário dos seus materiais digitais, além de promover orientações específicas quanto a correta utilização da pesquisa avançada, afim de que melhore os índices de precisão na busca do usuário.

Palavras-chave: Acesso à longo prazo. Preservação digital. Sistema Eletrônico de Informações.

Link: http://racin.arquivologiauepb.com.br/edicoes/v6_nesp/racin_v6_nesp_TA_GT04_0337-0353.pdf